Аутсорсинг бухгалтерии для экспортеров без головной боли

Бухгалтерия в экспортном бизнесе – это не только счета и налоги, но и таможня, НДС при экспорте, валютный контроль, отчётность в разных форматах. Один недосмотр – и прибыль улетает в штрафы, как контейнер не на тот корабль.

Чаще всего к аутсорсингу бухгалтерии для экспортеров приходят после третьей-четвёртой «засады»: зависшие валютные контракты, просроченный СФ на экспорт, непонятные требования банка. В какой-то момент владелец бизнеса понимает: либо он становится бухгалтером, либо кто-то должен закрыть этот фронт работы. Здесь и появляется команда buhgalteria – не как абстрактный «подрядчик», а как внешний отдел, который говорит на языке экспорта.

Типичная история: компания начала продавать в Европу, отчёты по налогам вроде сдали, а через полгода пришла камералка по экспорту и запросы от валютного контроля. Владелец судорожно ищет, куда делись документы. При аутсорсинге бухучёта экспортных операций у нас такие ситуации просто не успевают дозреть до кризиса – мы ловим ошибки на ранней стадии.

Как устроена услуга аутсорсинга для экспортеров

Услуга построена просто: вы занимаетесь поставками и переговорами, мы берём на себя цикл учёта экспортных сделок – от договора с иностранным покупателем до закрытия НДС и проверок банка. В рамках аутсорсинга бухгалтерии для экспортеров команда buhgalteria ведёт первичку, контролирует валютные операции, готовит регистры и отчётность, общается с банком и налоговой.

Форматы разные: кому-то нужен полный комплекс «под ключ», кому-то – только сопровождение экспортных контрактов и валютного контроля. Сроки завязаны на ваших поставках: документы по сделке обрабатываем обычно в течение 1–2 рабочих дней, отчётные периоды планируем заранее, чтобы без ночных авралов перед сдачей декларации.

По цене это обычно выходит дешевле, чем содержать в штате экспортного бухгалтера с опытом внешнеэкономической деятельности: оклад, налоги, замена на время отпуска. На аутсорсе вы платите за понятный пакет работ. Часто бывает, что после трёх месяцев сотрудничества клиент честно признаётся: «Мы раньше даже не знали, что так можно на законных основаниях экономить НДС при экспорте».

Преимущества buhgalteria для аутсорсинга бухгалтерии экспортеров

Во-первых, удобство. Все документы принимаем в том формате, в котором вам реально удобно: электронные накладные, сканы, выгрузки из CRM. Настраиваем простой регламент: когда и что отправлять, кто за что отвечает. В повседневной жизни это выглядит так: вместо регулярных «пожаров» владельцу приходит короткий отчёт – что сделано и какие решения нужны от него.

Во-вторых, экономия времени. Один клиент до нас тратил по полдня на переписку с банком по валютному контролю. Сейчас просто пересылает запросы нам, а на его стороне остаётся только согласовать редкие нестандартные моменты.

Третье – экспертиза именно в экспортном учёте. Наши специалисты проходят обучение по ВЭД, разбираются в кодах ТН ВЭД, условиях Инкотермс и живых кейсах по экспортному НДС, а не только в учебниках. Типичный страх новых клиентов – «сможете ли вы разрулить нашу уже запутанную историю?» Обычно начинаем с аудита и по шагам выправляем ситуацию, без морализаторства.

Четвёртое – сервис. У вас есть закреплённый менеджер и бухгалтер по экспорту: можно задать «глупый» вопрос до подписания контракта с иностранцем, а не после первого штрафа. Переписка – в мессенджерах, почте, через личный кабинет, как вам удобнее.

Пятое – гибкие условия. Подбираем пакет услуг под ваш объём отгрузок и валютных операций: сегодня экспортируете раз в квартал – один тариф, выросли до еженедельных поставок – перестраиваем схему без революций.

Как начать работать с buhgalteria

Шаг первый – короткий звонок или заявка на сайте. Вы рассказываете, что и куда поставляете, через какие банки работаете, на каком этапе сейчас бухгалтерия. Мы честно говорим, подходит ли вам вынос учёта экспорта на аутсорсинг.

Шаг второй – экспресс-аудит: смотрим пару последних сделок, документы по валютному контролю, НДС, таможенные декларации. На этом этапе даём план, как выстроить сопровождение экспортной бухгалтерии и где сейчас основные риски.

Шаг третий – заключаем договор, настраиваем обмен документами, закрепляем ответственных. С этого момента ключевые действия по сопровождению экспортных операций постепенно переходят к buhgalteria: учёт сделок, отчёты, ответы на запросы банка и налоговой.

Шаг четвёртый – рабочий режим. Вы видите понятные отчёты, заранее понимаете налоговую нагрузку и не тратите нервную систему на расшифровки к валютным контрактам. А если у вас форс-мажор с поставкой или срочный запрос контролирующих органов – вы не один на один с проблемой, рядом команда, которая такие истории уже проходила десятки раз.