Автоматизация учета НДС для экспортеров без головной боли

Бухгалтерия — это не только про отчеты и штрафы, это вообще про то, спит ли владелец бизнеса спокойно. Как только появляется экспорт, учет НДС превращается в отдельный «вид спорта»: 0% ставка, подтверждение, сроки, вагоны документов. Именно тут автоматизации учета НДС для экспортеров начинает не хватать уже после первой серьезной проверки.

Чаще всего к нам в buhgalteria приходят с одной и той же фразой: «Мы сначала пытались вести учет НДС по экспорту в Excel, а потом налоговая прислала запрос». И вот именно в этот момент становится понятно, что без выстроенной системы учетного процесса играть в экспорт — дорогое удовольствие.

В чем суть автоматизации учета НДС при экспортных операциях

Если по-простому, сервис buhgalteria выстраивает цепочку: от первичных документов и отгрузки до декларации по НДС и подтверждения нулевой ставки. Система подбирает нужные коды операций, отслеживает сроки 180 дней, контролирует наличие пакета документов по каждой поставке и напоминает, где дыра.

Вместо ручного перебора счетов-фактур, книг покупок/продаж и бесконечных сводных таблиц, автоматизированный учет НДС по экспортным сделкам собирает данные из 1С, банков, таможенных документов, договоров. Типичный сценарий: раньше главный бухгалтер тратил 3–4 дня в квартал только на проверку экспортного НДС, сейчас — пару часов на контроль отчета, который уже собран системой.

По срокам: внедрение обычно занимает от одной до четырех недель, в зависимости от того, в каком состоянии сейчас учет и сколько у вас юрлиц и направлений экспорта. По деньгам это, как правило, сопоставимо с зарплатой одного квалифицированного бухгалтера за месяц, но при этом работает каждый день и не уходит в отпуск.

Часто бывает, что в процессе настройки всплывают старые «скелеты» — неподтвержденный нулевой НДС за прошлые периоды. Мы не закрываем глаза: отдельным отчетом показываем риски и варианты, как их аккуратно разрулить.

Преимущества buhgalteria для автоматизации учета НДС у экспортеров

Во‑первых, удобство в быту бизнеса. Руководителю не нужно вникать в дебри НДС: он видит понятный дашборд — сколько поставок ждет подтверждения, какие декларации сданы, где возможные доначисления. Бухгалтер вместо ручной рутины занимается проверкой и планированием.

Во‑вторых, экономия времени. Один из наших клиентов-экспортеров техники раньше держал двух специалистов только под НДС. После подключения buhgalteria учет экспортного НДС ведет один бухгалтер в связке с системой, а второй ушел в управленческий учет, который давно «хромал».

В-третьих, экспертиза. Мы не просто ставим софт: наши специалисты проходят регулярное обучение по изменениям в Налоговом кодексе, по экспорту в ЕАЭС и за его пределы. Типичный вопрос на первой консультации: «А если нам не подтвердят ставку 0%?». Мы сразу показываем сценарии, как система предупредит о риске задолго до того, как налоговая заинтересуется.

В-четвертых, сервис. Общение — человеческое: без фраз из инструкций и отписок. Подсказываем, какие договоры лучше переписать, какие формулировки в актах и инвойсах снижают риски по НДС. Поддержка доступна и по почте, и в мессенджерах — бухгалтеры редко сидят у стационарного телефона.

Наконец, гибкость. Можно начать с минимального контура — только автоматизированная обработка экспортных документов и формирование книг покупок/продаж, а потом подключить полноценную сдачу отчетности и сопровождение камеральных проверок.

Как воспользоваться решением buhgalteria

Шаг 1. Вы понимаете, что текущий учет НДС по экспорту держится на одном человеке и пачке таблиц — и это страшновато. Оставляете заявку на сайте buhgalteria или пишете в мессенджер.

Шаг 2. Проводим короткий аудит: смотрим ваш текущий учет, систему, объем операций, где чаще всего возникают ошибки. На этом этапе мы показываем, как именно для вашего бизнеса будет работать автоматизированный учет экспортного НДС.

Шаг 3. Настройка интеграций: подключаем вашу учетную систему, банк, при необходимости — таможенные данные. На этом шаге и происходит ключевое действие — вы передаете рутину по учету НДС системе, а себе оставляете контроль.

Шаг 4. Обучение команды. Показываем, как проверять отчеты, где искать расхождения, как реагировать на подсказки сервиса.

Шаг 5. Дальше вы просто работаете: выставляете счета, отгружаете товар, а buhgalteria тихо по ночам собирает НДС-пазл так, чтобы при любой проверке картинка сложилась без штрафов.