Как разобраться с nds при экспорте для малого бизнеса без нервов и штрафов

Бухгалтерия для предпринимателя – как дорожные знаки в незнакомом городе: можно пытаться ехать по памяти, но риск влететь на штрафы очень велик. Особенно когда дело доходит до учета НДС при экспортных поставках. Малый бизнес здесь чаще всего действует по принципу «как у знакомого сделали», а потом удивляется претензиям налоговой.

Запутаться в nds при экспорте для малого бизнеса проще простого: нулевая ставка, подтверждающие документы, сроки, валютная выручка, курсовые разницы. У кого‑то первая поставка за рубеж вообще превращается в квест: товар уже у клиента, деньги пришли, а бухгалтер в панике ищет, куда подшивать контракт. В этот момент на сцену и выходит команда buhgalteria — не «волшебники», а люди, которые каждый день имеют дело с реальными поставками, а не с абстрактными учебными примерами.

Чаще всего клиенты приходят к нам после первой камеральной проверки: «Кажется, мы неправильно оформили НДС по экспорту, что теперь делать?». Хорошая новость — в большинстве случаев ситуацию можно разрулить, если не тянуть.

В чем суть работы с НДС при экспортных сделках

Экспортный НДС для предпринимателей строится вокруг нулевой ставки: государство позволяет не начислять налог с операции, если вы докажете, что товар действительно ушел за границу. Для этого нужны контракт, таможенная декларация, транспортные документы и пара аккуратно сформированных регистров.

В рамках услуги по сопровождению экспортных операций в buhgalteria мы:

• анализируем договоры и счета, чтобы условия поставки не спорили с налоговым учетом;
• настраиваем учет так, чтобы вычет входного НДС и применение нулевой ставки не «жили своей жизнью»;
• следим за сроками: у небольших компаний документы по экспорту часто просто лежат «в папке на всякий случай», пока не станет поздно;
• готовим пакет подтверждающих бумаг под камеральную проверку, если инспекция захочет подробностей.

Типичный сценарий: владелец интернет‑магазина начинает продавать в Казахстан и Армению, оформляет документы «как в России», не выделяет экспортный учет, а через год получает требование доплатить НДС. Приходится по крупицам восстанавливать документы. Если подключить buhgalteria с самого начала, экспортный учет выстраивается сразу — без беготни и лишних платежей.

Преимущества buhgalteria для учета НДС при экспорте у малого бизнеса

Почему предприниматели передают нам экспортный НДС, а не пытаются «разобраться по вечерам с гуглом»?

• Экономия времени владельца. Вы не вникаете в разницу между ставками и кодами операций, а видите понятный результат: сколько налогов заплатим, где риск, что можно оптимизировать.
• Минимум рутины. От вас — сканы договоров и первички, от нас — правильно оформленные декларации, книга покупок/продаж и разложенные по полочкам документы.
• Практический опыт. Мы ведем десятки клиентов с экспортом: от 2–3 отгрузок в квартал до регулярных поставок. Знаем, какие формулировки особенно любят проверяющие, а какие вызывают вопросы.
• Нормальное человеческое объяснение. Без фраз «в соответствии с пунктом…». Говорим простыми словами: «Вот тут лучше разбить поставку на две, тут поменять формулировку в договоре, а здесь — не светить НДС-вычетом».
• Гибкие форматы работы. Можно отдать нам только экспортный участок, а остальную бухгалтерию вести своим специалистом, или, наоборот, полностью передать учет под ключ.
• Поддержка в диалоге с налоговой. Помогаем отвечать на требования, готовим пояснения, иногда буквально формулируем текст письма инспектору. Типичный страх клиента: «А вдруг я скажу что‑то не то?» — мы снимаем его, потому что готовим ответы вместе с вами.
• Живой контакт. Не чат‑бот и не обезличенный «центр обработки», а конкретный бухгалтер, который знает ваш бизнес по имени и помнит, когда у вас следующая крупная отгрузка.

Как начать работать с НДС по экспорту вместе с buhgalteria

Пошагово это выглядит просто:

1. Заявка. Вы оставляете контакты на сайте или пишете нам в мессенджер, кратко описав экспортные операции.
2. Разбор текущей ситуации. Специалист buhgalteria смотрит ваши договоры, счета и декларации, оценивает риски и объем работ.
3. Коммерческое предложение. Согласуем формат: разовый аудит по НДС при экспорте, регулярное сопровождение или полное ведение учета.
4. Настройка учета. Перенастраиваем программы, вводим нужные аналитики, раскладываем операции по ставкам и контрагентам.
5. Текущее сопровождение. Перед каждой отгрузкой за рубеж можно быстро свериться с бухгалтером: как лучше оформить документы, чтобы потом не переплачивать НДС.

Время от начала общения до понятного плана действий — обычно 1–2 рабочих дня. Для занятых предпринимателей можем провести стартовую консультацию онлайн вечером или в выходные по предварительной договоренности. Остальное возьмем на себя.